Foire aux questions sur la sécurité de vos documents

Doctrine vous propose désormais des services impliquant le téléversement et le stockage de vos documents. Cette FAQ répond à l'ensemble de vos questions sur la sécurité de vos documents.

Pourquoi ces innovations ?

Avec Doctrine, vous aviez l’habitude de sécuriser votre raisonnement et de minimiser l’aléa juridique pour vos clients et vos entreprises en recherchant et en trouvant des informations juridiques adaptées à vos dossiers et en étant notifiés des dernières évolutions.

Désormais, notamment grâce à l’intelligence artificielle générative, nous vous permettons également de gagner du temps sur des tâches de recherche, d’extraction, d’analyse dans vos documents de travail, pour vous permettre d’être plus efficaces et productifs et de vous consacrer aux tâches à grande valeur ajoutée.

À retenir

❌ Ce que nous ne faisons pas

Nous n’entraînons pas nos algorithmes et modèles d’intelligence artificielle sur vos données. Vos données restent les vôtres et ne se retrouveront pas dans les résultats de nos traitements.

Nous ne vendons pas vos données à des tiers. Notre modèle économique n'est pas basé sur l'utilisation des données que vous importez dans Doctrine.

Nous n'associons pas les documents importés à votre identité : les documents sont chiffrés, stockés séparément de vos données et de manière pseudonymisée.

Nos salariés n'ont pas accès aux fichiers que vous importez, sauf temporairement en cas d’erreur et avec votre accord, pour comprendre l’utilisation du produit. Vous pouvez à tout moment vous opposer à ces accès par email à dpo@doctrine.fr.

✅ Ce que nous faisons

Toutes les données stockées le sont en Europe, sur des serveurs AWS situés à Francfort, réputés comme étant les plus sécurisés au monde. AWS est certifié ISO/IEC 27001:2022, 27017:2015, 27018:2019, 27701:2019, 22301:2019, 20000-1:2018, 9001:2015 et CSA STAR CCM v4.0.

Nous avons bénéficié de l’accompagnement renforcé de l'autorité française de protection des données personnelles (CNIL) pour le développement de cette fonctionnalité, afin d’assurer la plus grande confidentialité sur notre IA générative juridique.

Nous sommes certifiés ISO 27001 pour l'ensemble des services proposés par Doctrine (à l'exception de Jobexit). Vous pouvez retrouver tous nos engagements de sécurité sur notre centre de confiance : https://trust.doctrine.com.

Nous chiffrons les fichiers et les transferts de données avec les meilleurs algorithmes. Même si le serveur contenant vos données était piraté, on ne pourrait pas identifier leur origine et contenu, a fortiori parce que nous stockons toutes les informations de manière pseudonymisée.

Nous réalisons un contrôle d’accès strict à deux niveaux : en interne, auprès des collaborateurs conformément au principe du moindre privilège et sur la plateforme, au niveau des utilisateurs grâce à la technologie AWS CloudFront.

Nous nous appuyons sur les recommandations des instances représentatives des avocats, comme le Guide de l'avocat numérique de l'Ordre du barreau de Paris et le Guide de sécurité de l'information pour les avocats du CNB.

Nous nous appuyons également sur les recommandations de l’Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information, comme l’État de la menace contre les cabinets d’avocat (télécharger le guide).

Nous avons nommé un Data Protection Officer qui veille au quotidien à la conformité du traitement des données personnelles. Il est impliqué dans tous les projets de l'entreprise.

Comment ça marche ?

Les services de Doctrine automatisent des tâches à faible valeur ajoutée pour vous permettre de vous concentrer sur la réflexion, l’analyse et la stratégie juridique. Quelle que soit la fonctionnalité utilisée, vos documents suivent le même parcours.

1. Vous importez vos documents

Vous pouvez importer vos documents de deux façons :

en les téléversant directement sur Doctrine depuis votre ordinateur ;
en les important depuis votre base documentaire, grâce à un connecteur qui relie Doctrine à l’outil dans lequel vous stockez déjà vos documents.

Vous pouvez importer des pièces d’un dossier, des contrats, des emails ou tout autre document de travail. La plateforme accepte la plupart des formats usuels (PDF, images, documents texte, emails). Dès cette étape, et quel que soit le mode d’import, vos documents sont transférés de manière chiffrée (HTTPS). Ils sont stockés sur nos serveurs AWS situés à Francfort, dans l’Union européenne. Chaque fichier est chiffré au repos avec l’algorithme AES-256 et rattaché à votre compte de manière pseudonymisée.

2. Nous rendons vos documents lisibles (OCR)

Si certains documents ne sont pas au format texte (scans, images, PDF non sélectionnables), nous les convertissons en texte grâce à la reconnaissance optique de caractères (océrisation). Nos prestataires d’océrisation (Google Cloud, Microsoft Azure, Mistral) traitent les documents en Europe. Les documents leur sont transmis de manière chiffrée et ne sont pas conservés par eux une fois le traitement terminé.

3. Nous analysons vos documents

Vos documents sont ensuite analysés par nos services, qui s’appuient sur des modèles d’intelligence artificielle générative hébergés en Europe, chez nos prestataires comme Microsoft Azure (modèles OpenAI) ou Google Cloud (modèles Gemini). Selon la fonctionnalité utilisée, cette analyse permet par exemple :

de renommer, classer ou résumer vos documents ;
d’en extraire des informations (dates, clauses, montants, parties…) ;
de comparer ou d’analyser un document selon votre propre grille de lecture ;
de répondre à vos questions en langage naturel, avec une réponse structurée et sourcée renvoyant aux passages de vos documents.

Pendant cette étape :

vos données ne sont jamais envoyées hors de l’Union européenne ;
elles sont supprimées des serveurs de nos prestataires d’IA dès que la réponse nous a été renvoyée (zéro conservation) ;
elles ne sont jamais utilisées pour entraîner nos modèles ni ceux de nos prestataires.

La liste complète des prestataires concernés figure sur la page Les transferts vers des sous-traitants ultérieurs.

4. Vous retrouvez et gérez vos résultats

Les résultats de l’analyse sont disponibles sur votre interface Doctrine. Vous pouvez les consulter, poursuivre votre travail à partir de ces résultats (générer une synthèse, poser de nouvelles questions, etc.) et les retrouver dans votre historique.

Vous gardez la maîtrise de vos documents à tout moment :

vous pouvez supprimer un document, un dossier ou tout ou partie de votre historique quand vous le souhaitez ;
dans tous les cas, vos documents et les données associées sont automatiquement supprimés deux semaines après la fin de votre abonnement.

Quelles garanties offrons-nous quant à la confidentialité de vos documents ?

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles correspondant au plus haut niveau de l’état de l’art en matière de cybersécurité. Ces mesures ont été développées en consultant le vade-mecum de la déontologie d’avocat du barreau de Paris ainsi que le Guide de l’avocat numérique et le Guide de sécurité de l’information pour les avocats du CNB et les Lignes directrices du Conseil des barreaux européens sur l’usage des services d’informatique en nuage par les avocats. Elles sont également conformes aux recommandations émises par l’ANSSI dans le cadre du rapport précité.

Avant toute chose, il convient de noter que l’ensemble des services proposés par Doctrine sont certifiés ISO 27001, à l’exception de Jobexit.

Nous avons bénéficié par ailleurs de l’accompagnement renforcé de la CNIL pour le développement de nos fonctionnalités d’IA générative juridique : https://www.cnil.fr/fr/accompagnement-renforce-la-cnil-guidera-quatre-entreprises-pendant-six-mois.

Nous sommes obligés de stocker vos documents pour vous fournir une fonctionnalité d’historique ou de gestion de vos dossiers. Ce stockage est effectué sur nos serveurs AWS situés à Francfort, dans l’Union européenne. Ces serveurs répondent aux plus hautes garanties de sécurité physique et logicielle : notre prestataire est certifié ISO/IEC 27001:2022, 27017:2015, 27018:2019, 27701:2019, 22301:2019, 20000-1:2018, 9001:2015 et CSA STAR CCM v4.0. Les fichiers et données sont stockés par utilisateur, de manière pseudonymisée : vos données ne sont pas rattachées à une organisation et il n’y a pas de lien direct entre votre identité et une donnée ou un fichier. Nous avons par ailleurs déployé un chiffrement systématique de chaque fichier stocké sur ces serveurs avec l’algorithme AES-256, l'un des algorithmes de chiffrement les plus robustes qui soient, et n’autorisons que les connexions sécurisées en HTTPS afin que les communications soient elles-mêmes chiffrées.

L’ensemble des mesures de sécurité de Doctrine sont consultables sur le trust center : https://trust.doctrine.com/.

Afin d’assurer une haute confidentialité des fichiers stockés, nous avons mis en place des mesures d’authentification renforcée afin de restreindre l’accès aux documents aux seuls utilisateurs authentifiés et autorisés par le biais de cookies purement techniques (CloudFront).

Vos documents ne sont envoyés qu’à deux autres prestataires, en sus de notre hébergeur AWS : Google Cloud (Gemini et Vision Europe), Microsoft Azure Europe (qui nous fournit les modèles d’IA générative d’OpenAI et Document intelligence). Dans ces cas, le document n'est stocké que pour la durée nécessaire pour le retour de notre prestataire et n'est pas conservé par ce dernier : il est immédiatement supprimé. Nous avons par ailleurs donné comme instruction à Google et Microsoft de ne pas conserver les documents.

Nous garantissons qu'aucun salarié de Doctrine ne peut avoir accès aux fichiers et que ces derniers ne sont transmis à aucun tiers hormis nos sous-traitants sécurisés nécessaires pour la réalisation de cette prestation.

Par exception, nos développeurs et experts produit peuvent accéder aux fichiers et dossiers que vous nous transmettez et dont le traitement a abouti à une erreur, aux seules fins de correction de cette erreur, ou aux seules fins de comprendre l’usage et la pertinence du produit. Vos documents et données ne sont jamais utilisés pour entraîner nos algorithmes ou nos modèles d’intelligence artificielle. Vous pouvez nous notifier votre refus de ces accès par email à dpo@doctrine.fr. Dans tous les cas, l’utilisation du fichier est strictement limitée à ces personnes autorisées et à la correction d’erreurs et la compréhension de l’usage du produit.

Les documents sont traités conformément à notre politique de données personnelles, notre code de bonne conduite et notre code de conduite sur l’IA générative.