Domande frequenti sulla sicurezza dei suoi documenti

Doctrine le offre ora servizi che prevedono il caricamento e la conservazione dei suoi documenti. Queste FAQ rispondono a tutte le sue domande sulla sicurezza dei suoi documenti.

Perché queste innovazioni?

Con Doctrine era abituato/a a consolidare il suo ragionamento e a ridurre al minimo l'incertezza giuridica per i suoi clienti e la sua azienda, ricercando e trovando informazioni giuridiche adatte ai suoi fascicoli e ricevendo notifiche sugli ultimi sviluppi.

Ora, in particolare grazie all'intelligenza artificiale generativa, le permettiamo anche di risparmiare tempo nelle attività di ricerca, estrazione e analisi all'interno dei suoi documenti di lavoro, per essere più efficiente e produttivo/a e dedicarsi alle attività ad alto valore aggiunto.

Da ricordare

❌ Cosa non facciamo

Non addestriamo i nostri algoritmi e modelli di intelligenza artificiale sui suoi dati. I suoi dati restano suoi e non compariranno nei risultati dei nostri trattamenti.

Non vendiamo i suoi dati a terzi. Il nostro modello di business non si basa sull'utilizzo dei dati che importa in Doctrine.

Non associamo i documenti importati alla sua identità: i documenti sono crittografati, conservati separatamente dai suoi dati e in forma pseudonimizzata.

I nostri dipendenti non hanno accesso ai file che importa, salvo temporaneamente in caso di errore e con il suo consenso, per comprendere l'utilizzo del prodotto. Può opporsi a tali accessi in qualsiasi momento scrivendo a dpo@doctrine.fr.

✅ Cosa facciamo

Tutti i dati sono conservati in Europa, su server AWS situati a Francoforte, considerati tra i più sicuri al mondo. AWS è certificato ISO/IEC 27001:2022, 27017:2015, 27018:2019, 27701:2019, 22301:2019, 20000-1:2018, 9001:2015 e CSA STAR CCM v4.0.

Abbiamo beneficiato del programma di accompagnamento rafforzato dell'autorità francese per la protezione dei dati personali (CNIL) per lo sviluppo di questa funzionalità, al fine di garantire la massima riservatezza della nostra IA generativa giuridica.

Siamo certificati ISO 27001 per l'insieme dei servizi offerti da Doctrine. Può consultare tutti i nostri impegni in materia di sicurezza nel nostro Trust Center: https://trust.doctrine.com.

Crittografiamo i file e i trasferimenti di dati con i migliori algoritmi. Anche se il server contenente i suoi dati venisse violato, non sarebbe possibile identificarne l'origine e il contenuto, tanto più che conserviamo tutte le informazioni in forma pseudonimizzata.

Effettuiamo un controllo degli accessi rigoroso su due livelli: internamente, nei confronti dei collaboratori, secondo il principio del privilegio minimo, e sulla piattaforma, a livello degli utenti, grazie alla tecnologia AWS CloudFront.

Ci basiamo sulle raccomandazioni degli organismi rappresentativi dell'avvocatura, come la Guida dell'avvocato digitale dell'Ordine degli avvocati di Parigi e la Guida alla sicurezza delle informazioni per gli avvocati del Conseil national des barreaux (CNB), l'organismo nazionale dell'avvocatura francese.

Ci basiamo inoltre sulle raccomandazioni dell'agenzia francese per la sicurezza dei sistemi informativi (ANSSI), come il rapporto sullo stato della minaccia nei confronti degli studi legali (scarica la guida).

Abbiamo nominato un Responsabile della protezione dei dati (DPO) che vigila quotidianamente sulla conformità del trattamento dei dati personali. È coinvolto in tutti i progetti dell'azienda.

Come funziona?

I servizi di Doctrine automatizzano attività a basso valore aggiunto (smistamento, lettura, estrazione, sintesi) per permetterle di concentrarsi sulla riflessione, sull'analisi e sulla strategia giuridica. Qualunque sia la funzionalità utilizzata, i suoi documenti seguono lo stesso percorso, in quattro fasi.

1. Lei importa i suoi documenti

Può importare i suoi documenti in due modi:

caricandoli direttamente su Doctrine dal suo computer;
importandoli dal suo archivio documentale, grazie a un connettore che collega Doctrine allo strumento in cui già conserva i suoi documenti (ad esempio il suo software di gestione documentale o il suo spazio di archiviazione online).

Può importare atti di un fascicolo, contratti, email o qualsiasi altro documento di lavoro. La piattaforma accetta la maggior parte dei formati comuni (PDF, immagini, documenti di testo, email). Quando un file raggruppa più documenti, come un insieme di atti scansionati, può essere suddiviso automaticamente.

Già in questa fase, e qualunque sia la modalità di importazione, i suoi documenti sono trasferiti in forma crittografata (HTTPS). Sono conservati sui nostri server AWS situati a Francoforte, nell'Unione europea. Ogni file è crittografato con l'algoritmo AES-256 e associato al suo account in forma pseudonimizzata.

2. Rendiamo leggibili i suoi documenti

Se alcuni documenti non sono in formato testo (scansioni, immagini, PDF non selezionabili), li convertiamo in testo tramite il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR). I nostri fornitori di OCR trattano i documenti in Europa. I documenti sono loro trasmessi in forma crittografata e non sono da loro conservati al termine del trattamento.

3. Analizziamo i suoi documenti

I suoi documenti vengono poi analizzati dai nostri servizi, che si basano su modelli di intelligenza artificiale generativa ospitati in Europa, presso fornitori come Microsoft Azure (modelli OpenAI) o Google Cloud (modelli Gemini). A seconda della funzionalità utilizzata, questa analisi consente ad esempio di:

rinominare, classificare o riassumere i suoi documenti;
estrarne informazioni (date, clausole, importi, parti…);
confrontare o analizzare un documento secondo la sua griglia di lettura;
rispondere alle sue domande in linguaggio naturale, con una risposta strutturata e corredata di fonti che rinvia ai passaggi dei suoi documenti.

Durante questa fase:

i suoi dati non vengono mai inviati al di fuori dell'Unione europea;
vengono cancellati dai server dei nostri fornitori di IA non appena ci è stata restituita la risposta (zero retention);
non vengono mai utilizzati per addestrare i nostri modelli né quelli dei nostri fornitori.

L'elenco completo dei fornitori interessati è disponibile nella pagina dedicata ai sub-responsabili del trattamento.

4. Ritrova e gestisce i suoi risultati

I risultati dell'analisi sono disponibili nella sua interfaccia Doctrine. Può consultarli, proseguire il suo lavoro a partire da questi risultati (generare una sintesi, porre nuove domande…) e ritrovarli nella sua cronologia.

Mantiene in ogni momento il controllo dei suoi documenti:

può eliminare un documento, un fascicolo o tutta o parte della sua cronologia quando lo desidera;
in ogni caso, i suoi documenti e i dati associati vengono eliminati automaticamente due settimane dopo la fine del suo abbonamento.

Quali garanzie offriamo per la riservatezza dei suoi documenti?

Adottiamo misure tecniche e organizzative corrispondenti al più elevato livello dello stato dell'arte in materia di sicurezza informatica. Queste misure sono state sviluppate consultando il vademecum della deontologia forense dell'Ordine degli avvocati di Parigi, la Guida dell'avvocato digitale e la Guida alla sicurezza delle informazioni per gli avvocati del CNB, nonché le Linee guida del Consiglio degli Ordini forensi europei (CCBE) sull'utilizzo dei servizi di cloud computing da parte degli avvocati. Sono inoltre conformi alle raccomandazioni formulate dall'ANSSI nel rapporto sopra citato.

Innanzitutto, occorre precisare che tutti i servizi offerti da Doctrine sono certificati ISO 27001.

Abbiamo inoltre beneficiato del programma di accompagnamento rafforzato della CNIL per lo sviluppo delle nostre funzionalità di IA generativa giuridica: https://www.cnil.fr/fr/accompagnement-renforce-la-cnil-guidera-quatre-entreprises-pendant-six-mois.

Siamo tenuti a conservare i suoi documenti per fornirle una funzionalità di cronologia o di gestione dei suoi fascicoli. Tale conservazione avviene sui nostri server AWS situati a Francoforte, nell'Unione europea. Questi server soddisfano le più elevate garanzie di sicurezza fisica e software: il nostro fornitore è certificato ISO/IEC 27001:2022, 27017:2015, 27018:2019, 27701:2019, 22301:2019, 20000-1:2018, 9001:2015 e CSA STAR CCM v4.0. I file e i dati sono conservati per utente, in forma pseudonimizzata: i suoi dati non sono collegati a un'organizzazione e non esiste alcun legame diretto tra la sua identità e un dato o un file. Abbiamo inoltre implementato una crittografia sistematica di ogni file conservato su questi server con l'algoritmo AES-256, uno degli algoritmi di crittografia più robusti esistenti, e autorizziamo esclusivamente connessioni sicure in HTTPS, in modo che anche le comunicazioni siano crittografate.

L'insieme delle misure di sicurezza di Doctrine è consultabile nel Trust Center: https://trust.doctrine.com/.

Per garantire un'elevata riservatezza dei file conservati, abbiamo adottato misure di autenticazione rafforzata che limitano l'accesso ai documenti ai soli utenti autenticati e autorizzati, tramite cookie puramente tecnici (CloudFront).

I suoi documenti sono inviati soltanto ad altri due fornitori, oltre al nostro fornitore di hosting AWS: Google Cloud (Gemini e Vision Europe) e Microsoft Azure Europe (che ci fornisce i modelli di IA generativa di OpenAI). In questi casi, il documento è conservato solo per il tempo necessario alla risposta del nostro fornitore e non viene conservato da quest'ultimo: viene immediatamente cancellato. Abbiamo inoltre dato istruzione a Google e Microsoft di non conservare i documenti.

Garantiamo che nessun dipendente di Doctrine possa accedere ai file e che questi non siano trasmessi ad alcun terzo, ad eccezione dei nostri responsabili del trattamento sicuri necessari per la prestazione del servizio.

In via eccezionale, i nostri sviluppatori ed esperti di prodotto possono accedere ai file e ai fascicoli che ci trasmette e il cui trattamento ha generato un errore, al solo fine di correggere tale errore o di comprendere l'utilizzo e la pertinenza del prodotto. I suoi documenti e dati non sono mai utilizzati per addestrare i nostri algoritmi o i nostri modelli di intelligenza artificiale. Può comunicarci la sua opposizione a tali accessi scrivendo a dpo@doctrine.fr. In ogni caso, l'utilizzo del file è strettamente limitato a queste persone autorizzate e alla correzione degli errori e alla comprensione dell'utilizzo del prodotto.

I documenti sono trattati conformemente alla nostra informativa sul trattamento dei dati personali, al nostro codice di buona condotta e al nostro codice di condotta sull'IA generativa.