Informativa sul trattamento dei dati personali relativa all'utilizzo generale di Doctrine in qualità di titolare di un account

Di seguito le spieghiamo come raccogliamo, utilizziamo, condividiamo, conserviamo e trasferiamo le sue informazioni nell'ambito della gestione dei siti Internet “doctrine.it” (il “Sito”), nonché i diritti di cui dispone sulle informazioni che la riguardano.

Prima di iniziare, precisiamo che i termini “noi” o “Doctrine” si riferiscono alla società Forseti SAS, titolare di tutti i trattamenti descritti nella presente informativa, iscritta al Registro del Commercio e delle Società (RCS) di Parigi con il n. 820 867 877, con sede legale in 190 rue Championnet, 75018 Parigi (Francia).

La referente dell'organizzazione, presso la quale può esercitare i suoi diritti e alla quale può rivolgere qualsiasi domanda, è la Sig.ra Maï Ton-That; può contattarla via email all'indirizzo dpo@doctrine.fr. Il termine “lei” e i suoi derivati si riferiscono invece a lei, lettore o lettrice della presente informativa sul trattamento dei dati personali.

Abbiamo strutturato l'informativa sotto forma di diverse domande che potrebbe porsi, come segue:

1. Quali informazioni raccogliamo? Come le utilizziamo e perché?

2. Condividiamo informazioni con terzi o all'estero?

3. Qual è la nostra politica sui cookie?

4. Quali diritti ha sulle sue informazioni?

5. Come esercitare i suoi diritti sulle sue informazioni?

6. Quando è entrata in vigore l'informativa sul trattamento dei dati personali?

1. Quali informazioni raccogliamo? Come le utilizziamo e perché?

1.a. La raccolta di dati di qualsiasi visitatore del Sito

Qualsiasi visitatore del Sito trasmette per impostazione predefinita, tramite il proprio browser, le seguenti informazioni, che pertanto raccogliamo automaticamente:

  • Il sistema operativo del suo dispositivo (Windows, Mac, Android, iOS, ecc.);
  • Il browser utilizzato e la relativa lingua;
  • Il suo indirizzo IP;
  • L'ora in cui è stata effettuata la visita;
  • Informazioni tecniche sul tipo di dispositivo (computer, smartphone, ecc.);
  • Se del caso, il sito internet che L'ha reindirizzato/a verso doctrine.it.

Queste informazioni sono raccolte automaticamente e conservate dal nostro fornitore di hosting AWS Francoforte, per una durata definita in conformità alle sue condizioni di utilizzo e di riservatezza, consultabili al seguente indirizzo: https://aws.amazon.com/fr/privacy/. La base giuridica della raccolta e dell'utilizzo delle suddette informazioni è la necessità di tale raccolta e trattamento per l'esecuzione delle nostre CGV (https://www.doctrine.it/cgv/).

Raccogliamo inoltre tutte le informazioni che ci comunica tramite i vari moduli eventualmente presenti sul sito (contatto, richiesta di dimostrazione, richiesta di appuntamento, iscrizione a un webinar, ecc.). Le informazioni che la riguardano sono utilizzate per ricevere il suo messaggio e poterle rispondere. Sono conservate nell'ambito del nostro storico dei messaggi ricevuti fino a quando non eserciti il suo diritto alla cancellazione e, in ogni caso, per un periodo massimo di tre anni. Nei moduli di contatto, tutte le informazioni richieste sono obbligatorie. L'indicazione delle dimensioni della struttura è necessaria in quanto ci consente di indirizzarla verso il team commerciale più idoneo a risponderle, garantendo così una gestione più pertinente della sua richiesta.

1.b. L'accesso alle nostre funzionalità

L'accesso alle funzionalità di Doctrine è subordinato alla creazione di un account, alle condizioni descritte nelle CGV (di seguito l'“Account”). Come precisato nelle nostre CGV, l'Account può essere collegato a un abbonamento, a una prova gratuita oppure essere stato creato per modificare una pagina avvocato.

La creazione di un Account richiede la comunicazione delle seguenti informazioni, al fine di verificare la sua identità, consentirle l'accesso al Sito e rendere sicuro tale accesso:

  • Il suo nome e cognome;
  • Il suo indirizzo email professionale e la sua professione;
  • Se del caso, le dimensioni della sua struttura e i suoi settori di attività;
  • La sua password, che conserviamo in forma cifrata e sicura; e
  • Il suo numero di telefono.

Il conferimento di tali informazioni è necessario per accedere al servizio.

Tali informazioni sono conservate per un periodo di un anno dalla sua ultima visita sul sito o dal suo ultimo clic su un link contenuto nelle nostre email, oppure fino a quando non elimini il suo Account tramite l'apposita funzionalità della pagina «Impostazioni».

L'eliminazione del suo Account tramite l'apposita funzionalità avviene in giornata. La cancellazione dei dati di utilizzo aggregati nel nostro database Snowflake avviene invece entro il mese successivo alla sua richiesta di eliminazione dell'account, conformemente al termine previsto dall'articolo 12.3 del GDPR.

Se ha iniziato la creazione di un Account senza completarla (mancata convalida del numero di telefono), il suo Account sarà eliminato automaticamente un mese dopo la sua creazione. In ogni caso, conserviamo un hash (traccia crittografica che non consente di risalire al dato originale) del suo indirizzo email e del suo numero di telefono, al fine di prevenire i tentativi di creazione di più account di prova.

La base giuridica della raccolta e dell'utilizzo delle suddette informazioni è la necessità di tale raccolta e trattamento per l'esecuzione delle nostre CGV (https://www.doctrine.it/cgv).

1.c. La gestione dell'autenticazione

Per consentirle di utilizzare l'autenticazione unica (single sign-on) e migliorare la sicurezza del suo account, trasferiamo alcune delle sue informazioni a un fornitore di autenticazione sicura, Auth0 by Okta.

Il ricorso all'autenticazione unica richiede la raccolta delle seguenti informazioni:

  • il suo nome e cognome,
  • il nome della sua struttura,
  • nonché il suo numero di telefono.

La sua password è conservata esclusivamente dal nostro fornitore e fino a quando non elimini il suo account.

Tale utilizzo si fonda sulla necessità di tale raccolta e trattamento per l'esecuzione delle nostre CGV (https://www.doctrine.it/cgv).

Ha inoltre la possibilità di accedere al suo account tramite il suo account Google («Accedi con Google»). Questa modalità di accesso è facoltativa: può in qualsiasi momento scegliere di accedere con un indirizzo email e una password.

Se sceglie questa opzione, Google ci trasmette, previa sua autorizzazione, le seguenti informazioni:

  • il suo nome e cognome,
  • il suo indirizzo email,
  • la sua foto del profilo.

Nessun altro dato del suo account Google viene raccolto e non abbiamo mai accesso alla sua password Google. In tal caso, nessuna password viene creata né conservata dal nostro fornitore Auth0 by Okta per il suo account.

Il trattamento dei suoi dati da parte di Google in occasione di tale accesso è disciplinato dall'informativa sulla privacy di Google, consultabile al seguente indirizzo: https://policies.google.com/privacy. Può in qualsiasi momento revocare l'accesso concesso al nostro servizio dalle impostazioni del suo account Google (https://myaccount.google.com/permissions).

Tale utilizzo si fonda sulla necessità di tale raccolta e trattamento per l'esecuzione delle nostre CGV (https://www.doctrine.it/cgv).

1.d. La fornitura dei nostri Servizi

Alcune funzionalità di Doctrine richiedono per loro natura la raccolta e l'utilizzo di informazioni che la riguardano. È il caso, in particolare, degli alert o dei fascicoli che crea, delle nostre newsletter personalizzate, delle nostre email di suggerimento di contenuti, nonché della sua cronologia di ricerca. Le informazioni utilizzate a tali fini sono la sua cronologia di consultazione (pagine di avvocati e studi legali, società, decisioni, commenti o leggi consultati), le decisioni presenti nei suoi fascicoli, le decisioni a lei collegate, i link su cui clicca nelle nostre email e i titoli dei suoi alert. Utilizziamo inoltre tali informazioni, unitamente ai suoi dati di contatto, per personalizzare i suggerimenti di contenuti nella nostra rassegna stampa settimanale (dalla quale può disiscriversi in qualsiasi momento tramite il link presente in fondo all'email), nei nostri suggerimenti di contenuti, sulla nostra home page e nel resto del Sito.

Le funzionalità relative al nostro chatbot conversazionale, l'Assistente, richiedono la raccolta e il trasferimento del prompt (esclusivamente del prompt) al nostro fornitore, Microsoft Azure OpenAI o Google Cloud (Gemini), per garantire la fornitura del servizio. Non trasferiamo al nostro fornitore dati direttamente identificativi. Tale trasferimento è limitato alle informazioni (richieste degli utenti riformulate) strettamente necessarie per consentirci di rispondere alle sue domande. Non aggiungiamo dati che potrebbero consentire di reidentificarla direttamente, conformemente al nostro codice di condotta sull'IA generativa. Salvo sua cancellazione, conserviamo le sue richieste per tutta la durata del suo account, al fine di fornirle una funzionalità di cronologia. La base giuridica della raccolta e del trattamento di tali dati è la necessità di tale raccolta e utilizzo per l'esecuzione delle nostre CGV (https://www.doctrine.it/cgv).

Qualora l'Assistente richieda il caricamento, la lettura e la conservazione di uno dei suoi documenti, la invitiamo a consultare l'Informativa sul trattamento dei dati personali relativa all'utilizzo delle funzionalità che comportano il caricamento e la conservazione di documenti privati.

1.e. Il miglioramento del prodotto e la correzione degli errori

Al fine di gestire i feedback che ci fornisce, raccogliamo alcune informazioni che la riguardano: il suo nome e cognome, l'area del diritto e lo studio/la società in cui esercita la sua professione e, infine, il contenuto del suo feedback (suggerimenti di miglioramento del prodotto o errori riscontrati).

In occasione del suo utilizzo del sito doctrine.it, raccogliamo inoltre alcune informazioni relative alla sua attività (quando clicca su un pulsante, copia del testo, stampa o scarica una pagina, crea una simulazione, ecc.). Tali informazioni, previamente pseudonimizzate, sono trasmesse al nostro fornitore Mixpanel per il monitoraggio e l'analisi comportamentale degli utenti e sono accessibili esclusivamente al nostro team dedicato al Prodotto.

Tali trattamenti hanno la finalità di comprendere gli insegnamenti tratti dal suo utilizzo del sito al fine di sviluppare il prodotto di conseguenza.

Infine, potremmo trasmettere informazioni che la riguardano ai nostri fornitori di monitoraggio, Rollbar e Datadog, al fine di contestualizzare, diagnosticare e risolvere efficacemente gli errori che ci vengono segnalati.

La base giuridica della raccolta e dell'utilizzo di tali informazioni è il legittimo interesse di Doctrine a sviluppare e migliorare i propri prodotti grazie ai feedback degli utenti e all'analisi del loro comportamento sul sito, nonché a correggere gli errori, conformemente alla sua libertà d'impresa.

Tali informazioni saranno conservate fino a quando non eserciti il suo diritto di opposizione.

1.f. La gestione della condivisione

Il suo indirizzo IP è trasmesso automaticamente dal suo browser quando visita il sito doctrine.it. Tale informazione è riutilizzata dai nostri servizi al fine di assicurarci che il suo Account non sia condiviso con terzi.

Tali dati sono conservati per un periodo di tre anni dal suo ultimo contatto con il nostro team commerciale (ultima telefonata, ultima riunione o ultimo clic da parte sua su un'email o un SMS).

La base giuridica dell'utilizzo delle suddette informazioni è la necessità di tale trattamento per l'esecuzione delle nostre CGV (https://www.doctrine.it/cgv), in quanto la licenza d'uso concessa è personale e non cedibile, nonché il nostro legittimo interesse a evitare che terzi beneficino dei nostri Servizi a pagamento senza abbonamento.

2. Condividiamo informazioni con terzi o all'estero?

Raccogliamo e utilizziamo i dati menzionati alla prima domanda esclusivamente per le nostre esigenze e non li rivendiamo in alcun caso a terzi. Essi sono trasferiti unicamente ai fornitori elencati di seguito, i cui servizi sono utilizzati per fornire i nostri. Abbiamo concluso accordi sul trattamento dei dati personali con ciascuno di tali fornitori. Alcuni di essi sono situati al di fuori del SEE: in tal caso ci siamo assicurati che presentino garanzie sufficienti per i trasferimenti (in particolare la sottoscrizione delle clausole contrattuali tipo della Commissione europea). A seguito della sentenza C-311/18 del 16 luglio 2020 della Corte di giustizia dell'Unione europea, siamo in contatto con i nostri fornitori che effettuano trasferimenti verso gli Stati Uniti per stabilire se siano necessarie misure supplementari, tenuto conto della natura di ciascun trattamento. Qualora siano state sottoscritte le Clausole contrattuali tipo, ha il diritto di richiedercene una copia. Di seguito è riportato l'elenco dei fornitori di Doctrine, la loro ubicazione e, se del caso, le garanzie adeguate adottate.

Hosting

  • AWS Francoforte: Hosting del sito - Fornitore situato in Germania

Sicurezza e analisi del sito

  • Esendex : Invio di SMS per la convalida dell'account - Fornitore situato nel Regno Unito
  • Rollbar: Monitoraggio degli errori di navigazione - Fornitore situato negli Stati Uniti e certificato Data Privacy Framework. Sono state sottoscritte le clausole contrattuali tipo della Commissione europea.
  • Google Analytics e Search Console: Misurazione dell'audience del sito - Fornitore situato negli Stati Uniti e certificato Data Privacy Framework. Sono state sottoscritte le clausole contrattuali tipo della Commissione europea.
  • Fullstory : Monitoraggio dell'utilizzo del sito - Fornitore situato negli Stati Uniti e certificato Data Privacy Framework. Sono state sottoscritte le clausole contrattuali tipo della Commissione europea.
  • Mixpanel: Monitoraggio dell'utilizzo del sito - Fornitore situato negli Stati Uniti e certificato Data Privacy Framework. Le clausole contrattuali tipo sono incorporate per riferimento nel contratto.
  • Google ReCaptcha: Sicurezza del sito - Fornitore situato negli Stati Uniti e certificato Data Privacy Framework. Sono state sottoscritte le clausole contrattuali tipo della Commissione europea.
  • Auth0: Autenticazione - Europa, clausole contrattuali tipo sottoscritte.
  • Datadog: Sicurezza del sito - Fornitore situato negli Stati Uniti e certificato Data Privacy Framework.

Funzionalità del prodotto

  • Google Cloud: Trattamento dei dati - Fornitore situato a Francoforte e certificato Data Privacy Framework. Sono state sottoscritte le clausole contrattuali tipo della Commissione europea.
  • Snowflake: Database - Fornitore situato negli Stati Uniti e certificato Data Privacy Framework. Sono state sottoscritte le clausole contrattuali tipo della Commissione europea.
  • Microsoft Azure OpenAI: Hosting dei modelli di OpenAI - Francia.

Gestione della relazione con i clienti e profilo commerciale

  • Typeform: Moduli - Fornitore situato in Spagna.
  • Intercom: Chat ed email con gli utenti - Fornitore situato negli Stati Uniti e certificato Data Privacy Framework. Le clausole contrattuali tipo sono incorporate per riferimento nel contratto.

Utilizziamo diversi cookie e traccianti al fine di fornirle i nostri servizi e di misurare l'utilizzo del nostro sito. Tutte le informazioni sul nostro utilizzo dei cookie e sulle modalità per opporvisi sono dettagliate nella nostra pagina dedicata ai cookie.

4. Quali diritti ha sulle sue informazioni?

La normativa in materia di dati personali le conferisce i seguenti diritti:

4.a. Il diritto di accedere ai suoi dati;

4.b. Il diritto alla portabilità dei suoi dati;

4.c. Il diritto di rettificare eventuali errori;

4.d. Il diritto alla cancellazione, a determinate condizioni;

4.e. Il diritto di opporsi al trattamento, a determinate condizioni;

4.f. Il diritto alla limitazione del trattamento;

4.g. Il diritto di revocare il consenso;

4.h. Il diritto di proporre reclamo a un'autorità di controllo o ricorso in sede giudiziaria.

4.a. Diritto di accesso (articolo 15 del GDPR)

Può accedere a tutte le informazioni che la riguardano e che utilizziamo inviandoci una richiesta, alla quale risponderemo fornendole una copia di tutti i suoi dati personali nonché tutte le informazioni previste dalla legge, tra cui:

  • Le categorie di informazioni raccolte e utilizzate;
  • Le finalità di tale utilizzo;
  • Le categorie di destinatari ai quali le informazioni che la riguardano sono state o potrebbero essere comunicate;
  • Il periodo di conservazione delle informazioni che la riguardano; e
  • Informazioni sui suoi diritti in relazione ai suoi dati personali.

4.b. Diritto alla portabilità (articolo 20 del GDPR)

Quando utilizziamo le sue informazioni sulla base del suo consenso o perché sono necessarie all'esecuzione di un contratto, dispone del diritto alla portabilità delle sue informazioni. Tale diritto si distingue dal diritto di accesso in quanto (i) riguarda soltanto i dati che ci ha fornito (ad esclusione, in particolare, delle statistiche aggregate elaborate sulla base di tali dati e dei dati che abbiamo raccolto autonomamente) e (ii) consente di ottenere tali dati in un formato strutturato e leggibile da dispositivo automatico.

A differenza del diritto di accesso, il diritto alla portabilità non richiede che il file trasmesso contenente le sue informazioni sia leggibile dall'uomo. Tale file conterrà esclusivamente i suoi dati personali, senza alcun'altra informazione.

Il diritto alla portabilità dei suoi dati personali consente inoltre che essi siano trasmessi a un altro titolare del trattamento, nel rispetto delle sue scelte, ove tecnicamente possibile.

4.c. Diritto di rettifica (articolo 16 del GDPR)

Può chiedere di correggere, integrare o aggiornare le informazioni che la riguardano qualora risultino inesatte, incomplete o obsolete. Tale richiesta dovrà essere motivata.

4.d. Diritto alla cancellazione (articolo 17 del GDPR)

Può chiedere la cancellazione delle informazioni che la riguardano qualora ricorra uno dei seguenti casi:

  • se le sue informazioni personali non sono più necessarie rispetto alle finalità per le quali sono state raccolte o sono trattate;
  • se ha revocato il suo consenso all'utilizzo delle informazioni che la riguardano, a condizione che il consenso preventivo sia stato la base giuridica della loro raccolta e del loro utilizzo e che non sussista altro fondamento giuridico che li giustifichi;
  • se si è opposto/a alla raccolta o all'utilizzo delle informazioni che la riguardano e non abbiamo respinto tale opposizione, come precisato nella sezione «Diritto di opposizione»;
  • se l'utilizzo delle informazioni che la riguardano è illecito;
  • se dobbiamo cancellare le sue informazioni per adempiere a un obbligo legale a nostro carico; oppure
  • se era minorenne al momento della raccolta delle sue informazioni. In quest'ultimo caso, e a condizione che sia minorenne al momento della richiesta, anche i titolari della responsabilità genitoriale possono presentare una richiesta di cancellazione dei suoi dati personali.

4.e. Diritto di opposizione (articolo 21 del GDPR)

Può opporsi all'utilizzo delle sue informazioni se ricorrono entrambe le seguenti condizioni: (i) adduce motivi connessi alla sua situazione particolare e (ii) la base giuridica del nostro utilizzo è il perseguimento di un legittimo interesse.

Possiamo respingere la sua opposizione dimostrando l'esistenza di motivi legittimi cogenti per procedere al trattamento che prevalgono sui suoi interessi, diritti e libertà, oppure per l'accertamento, l'esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria.

Può inoltre sempre opporsi, senza obbligo di motivazione, all'utilizzo delle sue informazioni personali a fini di marketing diretto nei suoi confronti.

4.f. Diritto di limitazione del trattamento (articolo 18 del GDPR)

Può chiedere la limitazione dell'utilizzo delle informazioni che la riguardano:

  • qualora contesti l'esattezza delle informazioni che la riguardano, per il periodo necessario a consentirci di verificarle;
  • se l'utilizzo delle informazioni che la riguardano è illecito e desidera limitarlo anziché chiederne la cancellazione;
  • se desidera che conserviamo le sue informazioni qualora le siano necessarie per l'accertamento, l'esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria;
  • se si è opposto/a all'utilizzo delle informazioni che la riguardano, durante il periodo in cui verifichiamo l'eventuale prevalenza di nostri motivi legittimi per proseguirne l'utilizzo.

4.g. Diritto di revoca del consenso (articolo 7 del GDPR)

Per tutti gli utilizzi sopra descritti la cui base giuridica è il suo consenso, ha il diritto di revocare tale consenso in qualsiasi momento, senza doverne fornire giustificazione.

4.h. Diritto di ricorso

In caso di necessità e qualora un'eventuale controversia non giungesse a una soluzione amichevole, ha sempre la facoltà di rivolgersi all'autorità di controllo competente in materia di protezione dei dati personali per proporre un reclamo. A tal proposito, la informiamo che, poiché Forseti SAS ha il proprio stabilimento principale in Francia, l'autorità capofila ai sensi dell'articolo 56 del GDPR è la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL), il cui sito internet è accessibile cliccando qui.

Ai sensi dell'articolo 77 del GDPR, ha comunque la facoltà di proporre reclamo presso il Garante per la protezione dei dati personali, autorità di controllo dello Stato membro in cui risiede abitualmente o lavora, il cui sito internet è accessibile cliccando qui. In tal caso, il Garante trasmetterà il reclamo alla CNIL, in quanto autorità capofila, che ne curerà la trattazione in cooperazione con il Garante.

Può inoltre sempre, anche senza aver previamente adito l'autorità di controllo, proporre ricorso dinanzi al giudice competente.

5. Come esercitare i suoi diritti sulle sue informazioni?

Per qualsiasi domanda relativa alla presente informativa sul trattamento dei dati personali o per esercitare uno dei diritti sopra indicati, la invitiamo a inviare un'email al seguente indirizzo: dpo@doctrine.fr.

Ai sensi dell'articolo 12 del GDPR, potremmo chiederle informazioni supplementari necessarie per confermare la sua identità in caso di dubbi. Ci impegniamo a risponderle il più rapidamente possibile e, in ogni caso, nel rispetto del termine legale di un mese.

6. Quando è entrata in vigore l'informativa sul trattamento dei dati personali?

La presente versione dell'informativa sul trattamento dei dati personali è entrata in vigore il 28 gennaio 2025.