Politique de données personnelles relative à nos prospects et clients

Bonjour et bienvenue sur notre politique de données personnelles.

Ici, nous vous expliquons comment nous recueillons, utilisons, partageons, stockons et transférons vos informations dans le cadre de l'exploitation des sites Internet “doctrine.fr” (le “Site”) et les droits que vous avez sur les informations qui vous concernent.

Avant de commencer, précisons que les termes “nous” ou “Doctrine” font référence à la société Forseti SAS, responsable de toutes les utilisations détaillées dans cette politique, immatriculée au RCS de Paris sous le n° 820 867 877, et dont le siège social est situé au 190, rue Championnet, 75018 Paris.

Le référent de l'organisme, auprès de qui vous pouvez exercer vos droits et à qui vous pouvez poser toute question, est Mme Maï Ton-That ; vous pouvez la contacter par email à l'adresse dpo@doctrine.fr. À l'inverse, le terme “vous” et ses dérivés font référence à vous, lecteur ou lectrice de cette politique de données personnelles.

Nous avons structuré la politique de données personnelles sous la forme de plusieurs questions que vous êtes susceptible de vous poser, comme suit :

1. Quelles informations recueillons-nous ? Comment les utilisons-nous et pourquoi ?

2. Partageons-nous des informations avec des tiers ou à l'étranger ?

3. Quels sont vos droits sur vos informations ?

4. Comment exercer vos droits sur vos informations ?

5. Quand la politique de données personnelles est-elle entrée en vigueur ?

1. Quelles informations recueillons-nous ? Comment les utilisons-nous et pourquoi ?

1.a. L’utilisation de vos informations en tant que prospect

Nous sommes susceptibles d'utiliser vos coordonnées (nom, prénom, email, numéro de téléphone, réseaux sociaux professionnels) à des fins de prospection commerciale, à laquelle vous pouvez vous opposer à tout moment par email à dpo@doctrine.fr ou, dans le cas d'une prospection automatisée, en cliquant sur les liens à ces effets.

Ces données sont collectées soit directement auprès de vous, soit par le biais de prestataires spécialisés listés dans la section Transferts de cette politique, soit à partir de sources publiques comme les annuaires officiels d'avocats, le répertoire SIRENE ou votre site Internet. Nous conservons également notre historique de prospection (date et nature des derniers échanges). Enfin, pour les avocats, nous pouvons également collecter et conserver des données relatives à votre structure d'exercice et à votre date de prestation de serment à partir des annuaires officiels d'avocats ou du site Internet de votre structure d'exercice.

L'utilisation de la fonctionnalité « Demande de démonstration » requiert également la collecte des informations demandées et leur conservation aux fins d'organisation de la démonstration.

Si vous avez consenti au dépôt d’un cookie Google Click ID (gclid) ou Facebook Click ID (fbclid) conformément à notre politique de cookies, nous sommes susceptibles d’utiliser les informations collectées (votre identifiant unique et votre parcours de conversion) afin de réaliser un suivi précis de nos campagnes marketing, de comprendre le tunnel de conversions de nos visiteurs et d'effectuer de la publicité ciblée. En effet, dès lors que vous vous créez un compte sur le Site, à la suite d’une annonce publicitaire sur un site tiers, ces informations sont importées sur notre outil de gestion commerciale (Salesforce). Le retrait du cookie ne supprime pas les informations collectées. Ces informations sont conservées pour une durée de trois ans à compter de votre dernier contact avec notre équipe commerciale (dernier appel téléphonique, dernière réunion, ou dernier clic de votre part sur un email ou un SMS), indépendamment du fait que vous supprimiez le cookie tiers. À cet effet, nous utilisons les services de LinkedIn et Facebook pour effectuer de la publicité ciblée sur ces réseaux sociaux après une visite sur notre site. Cette publicité utilise également des cookies, vous pouvez refuser à tout moment le dépôt de ces cookies en cliquant ici.

Enfin, dans le cadre de la prospection et du suivi de la relation commerciale, Doctrine souhaite procéder à l’enregistrement des échanges en visioconférence entre vous et ses équipes commerciales. Cette collecte et cette utilisation ont pour objectif d’assurer la formation interne et la qualité des échanges avec vous. Vous pouvez vous y opposer à tout moment en le notifiant à votre interlocuteur.

À cette fin, nous procédons à l’enregistrement et la retranscription des échanges que vous êtes amenés à avoir avec notre équipe commerciale par le biais de notre prestataire Modjo.ai. Ces informations sont traitées au sein de l’Union européenne et ne sont consultables que par l’équipe chargée de la formation.

Ce traitement a pour fondement légal l’intérêt légitime de Doctrine à assurer la formation de ses équipes commerciales et à améliorer les échanges avec vous en se concentrant sur les échanges plutôt que sur la prise de notes.

Les enregistrements collectés dans le cadre de ce traitement peuvent être consultés par les équipes Produit afin d’améliorer le produit. Ceci constitue donc une réutilisation ultérieure, laquelle a pour fondement légal l’intérêt légitime de Doctrine à comprendre vos besoins et les apprentissages tirés de votre utilisation afin d’évaluer et d’améliorer la performance et la pertinence des services que nous vous proposons.

Les enregistrements sont conservés pendant une durée de 3 mois à compter de la captation, tandis que les retranscriptions sont conservées pendant une durée de 6 mois à compter de la collecte.

1.b. L’utilisation de vos informations en tant que client ou faisant partie d’une organisation cliente

Dans le cas où vous seriez invité à créer un compte par un Administrateur de Doctrine ou de l'Organisation cliente, nous collectons et traitons votre numéro de téléphone afin d'assurer, d'une part, une meilleure prise en charge de notre relation commerciale, et d'autre part, la gestion des sessions de formation. Ces données sont conservées jusqu'à ce que vous supprimiez votre Compte au moyen de la fonctionnalité dédiée de la page « Paramètres ». La collecte et le traitement de votre numéro de téléphone ont, dans ce cas, pour fondement légal notre intérêt, et le vôtre, à vous joindre par le moyen le plus fiable possible afin de garantir une bonne prise en main de toutes les fonctionnalités du produit et, par conséquent, d'assurer la bonne exécution de nos obligations contractuelles conformément à nos CGV (doctrine.fr/cgv). La fourniture de cette information n'est pas nécessaire pour accéder aux services.

De plus, dans le cas où le contrat avec l'Organisation cliente le prévoit, nous communiquons à cette dernière les statistiques de votre utilisation de la plateforme Doctrine, incluant vos informations personnelles telles que votre nom, prénom et adresse mail, ainsi que votre activité sur le Site. Ce traitement constitue une réutilisation des données collectées dans le cadre de l'utilisation des fonctionnalités précitées. La collecte et le traitement de ces informations ont pour fondement légal notre intérêt, et celui de votre Organisation, à permettre la bonne exécution du contrat qui nous lie à elle, lorsque le contrat prévoit une telle communication.

Lors de la souscription à un abonnement, nous collectons et transférons certaines informations vous concernant à notre prestataire de signature électronique, Oneflow, afin d’assurer la gestion de la signature du contrat qui nous lie et d’obtenir une preuve horodatée de la contractualisation. Ce traitement a pour fondement légal la nécessité de cette collecte et de ce traitement pour exécuter nos CGV (doctrine.fr/cgv).

Nous collectons et utilisons également les informations de paiement relatives au moyen de paiement que vous avez choisi. Ces informations sont transférées à un prestataire de paiement sécurisé (qui dépend également du mode de paiement choisi), tel que détaillé en question 2. Cette collecte et cette utilisation ont pour fondement légal la nécessité de cette collecte et de ce traitement pour exécuter nos CGV (doctrine.fr/cgv et doctrine.fr/cgv-jobexit). Votre moyen de paiement n'est conservé que par notre prestataire (vos données de paiement ne transitent jamais par nos serveurs) et uniquement pour la durée nécessaire au traitement de votre paiement ou de votre abonnement récurrent.

Nous sommes également susceptibles d'utiliser plusieurs types d'informations en cas de non-paiement des sommes dues au titre du contrat qui nous lie. Afin d'identifier toute personne en situation d'impayé, nous sommes susceptibles de collecter et utiliser les informations relatives à l'incident de paiement (date de survenance de l'impayé, montant de l'impayé, objet de l'impayé). Dans une telle situation, afin de procéder au recouvrement des créances dues, nous utilisons les informations personnelles collectées au moment de la souscription de votre abonnement (nom, prénom, profession, adresse mail et adresse postale de facturation) pour vous adresser des relances par tous moyens. Cette utilisation a pour finalité le recensement des impayés avérés par le service de gestion des impayés et pour fondement légal la nécessité de cette collecte et de ce traitement pour exécuter nos CGV (doctrine.fr/cgv). Ces informations sont conservées jusqu'à l'éventuelle régularisation de l'impayé et/ou dans la limite de 5 ans à compter de la survenance de l'impayé.

2. Partageons-nous des informations avec des tiers ou à l'étranger ?

Nous ne collectons et n'utilisons les données mentionnées à la première question que pour nos propres besoins et ne les revendons en aucun cas à des tiers. Elles ne sont transférées qu'aux prestataires listés ci-dessous, dont les services sont utilisés pour fournir les nôtres. Nous avons conclu des contrats de traitement de données personnelles avec chacun de ces prestataires. Certains d'entre eux sont situés hors de l'EEE, et nous nous sommes alors assurés qu'ils présentent des garanties suffisantes pour les transferts (notamment la signature des clauses contractuelles types de la Commission européenne). À la suite de l'invalidation du Privacy Shield par la décision n° C-311/18 du 16 juillet 2020 de la Cour de justice de l'Union européenne, la Commission européenne a adopté, le 10 juillet 2023, une nouvelle décision d'adéquation instaurant le cadre de protection des données UE–États-Unis (« EU-US Data Privacy Framework » ou « DPF »). Les transferts effectués vers nos prestataires établis aux États-Unis et certifiés au titre du DPF bénéficient ainsi d'un niveau de protection reconnu comme adéquat par la Commission. Pour les prestataires établis aux États-Unis qui ne sont pas certifiés au titre du DPF, les transferts reposent sur les clauses contractuelles types, assorties le cas échéant de mesures supplémentaires appréciées en fonction de la nature de chaque traitement. Lorsque les Clauses contractuelles types ont été signées, vous disposez du droit de nous en demander une copie. Vous trouverez ci-dessous la liste des prestataires de Doctrine, leur localisation, et les garanties appropriées adoptées, le cas échéant.

Prospection commerciale

Aircall : Appels téléphoniques - Prestataire situé en France. Les clauses contractuelles types sont intégrées par référence dans le contrat.
Hubspot : Campagnes marketing email et CRM - Prestataire situé aux États-Unis. Les clauses contractuelles types ont été signées et certifié Data Privacy Framework.
Outreach : Campagnes marketing multicanal - Prestataire situé aux États-Unis. Les clauses contractuelles types ont été signées et certifié Data Privacy Framework.
Lemlist : Campagnes marketing multicanal - Prestataire situé en France.
Lusha : Enrichissement CRM - Prestataire situé aux États-Unis. Les clauses contractuelles types ont été signées.
Nomination : Enrichissement CRM - Prestataire situé aux États-Unis. Les clauses contractuelles types ont été signées.
Dropcontact : Enrichissement CRM - Prestataire situé en France.
Cognism : Enrichissement CRM - Prestataire situé au Royaume-Uni (pays reconnu comme offrant un niveau de protection adéquat).
Clay : Enrichissement CRM - Prestataire situé aux États-Unis. Les clauses contractuelles types ont été signées.
Mailjet : Envoi d'emails - Prestataire situé en France.
MySendingBox : Envoi de courriers - Prestataire situé en France.
ScaleSERP : Recherches généralisées sur les moteurs de recherche - Prestataire situé au Royaume-Uni (pays reconnu comme offrant un niveau de protection adéquat).

Paiement

Stripe : Paiement par carte bancaire - Prestataire situé aux États-Unis. Les clauses contractuelles types sont intégrées par référence dans le contrat et certifié Data Privacy Framework.
Chargebee : Paiement récurrent par carte bancaire - Prestataire situé aux États-Unis. Les clauses contractuelles types sont intégrées par référence dans le contrat et certifié Data Privacy Framework.
GoCardless : Paiement par virement SEPA - Prestataire situé au Royaume-Uni (pays reconnu comme offrant un niveau de protection adéquat).
Upflow : Recouvrement des impayés - Prestataire situé en France.

Suivi de la relation client et profil commercial

Typeform : Formulaires - Prestataire situé en Espagne.
Intercom : Chat et emails avec les utilisateurs - Prestataire situé aux États-Unis. Les clauses contractuelles types sont intégrées par référence dans le contrat et certifié Data Privacy Framework.
Salesforce : Gestion de la relation client - Prestataire situé aux États-Unis. Les clauses contractuelles types sont intégrées par référence dans le contrat et certifié Data Privacy Framework.
Modjo : Enregistrement et retranscription des échanges en visioconférence - Prestataire situé en France.
Oneflow : Signature électronique - Prestataire situé en Suède.

Publicité ciblée et retargeting

Facebook : Publicité ciblée et retargeting sur Facebook - Prestataire situé aux États-Unis. Les clauses contractuelles types sont intégrées par référence dans le contrat et certifié Data Privacy Framework.
LinkedIn : Publicité ciblée et retargeting sur LinkedIn - Prestataire situé aux États-Unis. Les clauses contractuelles types sont intégrées par référence dans le contrat et certifié Data Privacy Framework.

Organisation de webinaires

Livestorm : Plateforme de diffusion de webinaire - Prestataire situé en France.

3. Quels sont vos droits sur vos informations ?

La réglementation sur les données personnelles vous confère les droits suivants :

3.a. Le droit d'accéder à vos données ;

3.b. Le droit à la portabilité de vos données ;

3.c. Le droit de rectifier d'éventuelles erreurs ;

3.d. Le droit à l'effacement, sous certaines conditions ;

3.e. Le droit de vous opposer au traitement, sous certaines conditions ;

3.f. Le droit à la limitation du traitement ;

3.g. Le droit de décider ce que nous ferons de vos données en cas de décès ;

3.h. Le droit au retrait du consentement ;

3.i. Le droit à un recours devant la CNIL ou en justice.

3.a. Droit d'accès (article 15 du RGPD)

Vous pouvez avoir accès à toutes les informations vous concernant que nous utilisons en nous adressant une demande, à laquelle nous répondrons en vous fournissant une copie de toutes vos données à caractère personnel ainsi que toutes les informations légalement requises, en ce compris :

Les types d'informations recueillies et utilisées ;
Les objectifs de cette utilisation ;
Les catégories des destinataires auxquels les informations vous concernant ont été communiquées ou sont susceptibles d'être communiquées ;
La durée de conservation des informations vous concernant ; et
Des informations concernant vos droits à l'égard de vos données à caractère personnel.

3.b. Droit à la portabilité (article 20 du RGPD)

Lorsque nous utilisons vos informations sur la base de votre consentement ou parce qu'elles sont nécessaires à l'exécution d'un contrat, vous disposez du droit à la portabilité de vos informations. Ce droit se distingue du droit d'accès aux informations dans la mesure où (i) il ne concerne que les données que vous nous avez fournies (à l'exclusion, notamment, des statistiques agrégées réalisées sur la base de ces données et des données que nous avons collectées par nous-mêmes) et (ii) il permet d'obtenir ces données dans un format structuré et lisible par machine.

Contrairement au droit d'accès, le droit à la portabilité des informations n'impose pas que le fichier transmis et contenant vos informations soit lisible par l'homme. Ce fichier ne contiendra stricto sensu que vos données à caractère personnel sans autre information quelle qu'elle soit.

Le droit à la portabilité de vos données à caractère personnel ouvre également la possibilité qu'elles soient transmises à un autre responsable de traitement, dans le respect de vos choix, sous réserve que cela soit techniquement possible.

3.c. Droit de rectification (article 16 du RGPD)

Vous pouvez demander à corriger, compléter ou actualiser les informations vous concernant si celles-ci se révèlent inexactes, incomplètes ou obsolètes. Cette demande devra être justifiée.

3.d. Droit à l'effacement (article 17 du RGPD)

Vous pouvez demander à ce que les informations vous concernant soient supprimées si l'un des cas suivants s'applique :

si vos informations personnelles ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou sont traitées ;
si vous avez retiré votre consentement à l'utilisation des informations vous concernant, sous réserve que le consentement préalable ait été la base légale de leur collecte et leur utilisation et qu'il n'existe pas d'autre base légale les justifiant ;
si vous vous êtes opposé à la collecte ou à l'utilisation des informations vous concernant et que nous n'avons pas fait échec à cette demande, comme précisé dans la rubrique « Droit d'opposition » ;
si l'utilisation des informations vous concernant est illégale,
si nous devons supprimer vos informations pour nous conformer à une obligation légale mise à notre charge ou
si vous étiez mineur au moment de la collecte de vos informations. Pour ce dernier cas de figure, et sous réserve que vous soyez mineur au moment de la demande, les titulaires de l'exercice de l'autorité parentale peuvent également formuler une demande de suppression de vos données à caractère personnel.

3.e. Droit d'opposition (article 21 du RGPD)

Vous pouvez vous opposer à l'utilisation de vos informations si les deux conditions suivantes sont réunies : (i) vous justifiez de raisons tenant à votre situation particulière et (ii) la base légale de notre utilisation est la poursuite d'un intérêt légitime.

Nous pouvons faire échec à votre opposition en démontrant qu'il existe des motifs légitimes et impérieux pour le traitement qui prévalent sur vos intérêts et droits et libertés, ou pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice.

Vous pouvez également toujours vous opposer, sans obligation de motif, à l'utilisation de vos informations personnelles à des fins de prospection envers vous.

Lorsque vous exercez à la fois votre droit d’opposition à la prospection commerciale et votre droit à l’effacement, nous conservons vos nom, prénom et adresse e-mail dans une liste d’opposition (dite « liste repoussoir »). Cette liste nous permet de respecter votre opposition dans la durée : elle empêche que vos données soient de nouveau collectées et que vous soyez recontacté.e à l’avenir.

Ce traitement repose sur notre intérêt légitime à garantir l’effectivité de votre droit d’opposition.

3.f. Droit à la limitation du traitement (article 18 du RGPD)

Vous pouvez demander la limitation de l'utilisation des informations vous concernant :

dans l'hypothèse où vous contesteriez l'exactitude des informations vous concernant, et ce pour la durée nécessaire pour nous permettre de les vérifier,
si l'utilisation des informations vous concernant est illicite et que vous souhaitez la limiter plutôt que de demander la suppression de ces dernières,
si vous souhaitez que nous conservions vos informations lorsque celles-ci sont nécessaires à la constatation, l'exercice ou la défense de vos droits en justice,
si vous vous êtes opposé à l'utilisation des informations vous concernant, pendant la période au cours de laquelle nous vérifions si nous n'avons pas d'autres motifs légitimes prépondérants pour poursuivre leur utilisation.

3.g. Droit de définir des directives relatives au sort des données après votre mort (Article 85 de la loi informatique et libertés)

Vous pouvez nous indiquer des directives concernant les modalités de conservation, d'effacement et de communication des informations vous concernant à intervenir après votre décès.

3.h. Droit au retrait du consentement (article 7 du RGPD)

Pour toutes les utilisations, parmi celles précédentes, ayant pour fondement légal votre consentement, vous disposez du droit de retirer ce consentement à tout moment, sans avoir à vous en justifier auprès de nous.

3.i. Droit à un recours

En cas de besoin et si un éventuel litige n'aboutissait pas à une résolution amiable, vous disposez toujours de la faculté de vous rapprocher de l'autorité de protection des données à caractère personnel compétente pour introduire une réclamation (en France, la CNIL, dont le site internet est accessible en cliquant ici).

Vous pouvez également toujours, et ce sans préalablement saisir la CNIL, introduire une action devant le juge compétent.

4. Comment exercer vos droits sur vos informations ?

Dans l'hypothèse où vous auriez une quelconque question relative à la présente politique de données personnelles ou souhaiteriez exercer l'un des droits précités, vous êtes invité à envoyer un courrier électronique à l'adresse suivante : dpo@doctrine.fr.

Conformément à l'article 12 du RGPD, nous sommes susceptibles de vous demander des informations supplémentaires nécessaires pour confirmer votre identité en cas de doute sur celle-ci. Nous mettons en œuvre nos meilleurs efforts pour vous répondre le plus rapidement possible, et en tout état de cause, dans le respect du délai légal d'un mois.

5. Quand la politique de données personnelles est-elle entrée en vigueur ?

Cette version de la politique de données personnelles est entrée en vigueur le 28 janvier 2025.