Politique de données personnelles relative à l’utilisation de la fonctionnalité Jobexit

Bonjour et bienvenue sur notre politique de données personnelles.

Ici, nous vous expliquons comment nous recueillons, utilisons, partageons, stockons et transférons vos informations dans le cadre de l'exploitation des sites Internet “doctrine.fr” (le “Site”) et les droits que vous avez sur les informations qui vous concernent.

Avant de commencer, précisons que les termes “nous” ou “Doctrine” font référence à la société Forseti SAS, en tant que sous-traitant de toutes les utilisations détaillées dans cette politique, immatriculée au RCS de Paris sous le n° 820 867 877, et dont le siège social est situé au 190, rue Championnet, 75018 Paris.

Le référent de l'organisme, auprès de qui vous pouvez exercer vos droits et à qui vous pouvez poser toute question, est Mme Maï Ton-That ; vous pouvez le contacter par email à l'adresse dpo@doctrine.fr. À l'inverse, le terme “vous” et ses dérivés font référence à vous, lecteur ou lectrice de cette politique de données personnelles.

Nous avons structuré la politique de données personnelles sous la forme de plusieurs questions que vous êtes susceptible de vous poser, comme suit :

1. Quelles informations recueillons-nous ? Comment les utilisons-nous et pourquoi ?

2. Partageons-nous des informations avec des tiers ou à l'étranger ?

3. Quels sont vos droits sur vos informations ?

4. Comment exercer vos droits sur vos informations ?

5. Quand la politique de données personnelles est-elle entrée en vigueur ?

Cette mention d’information s’adresse à vous si : (1) vous utilisez la fonctionnalité Jobexit, ou (2) si vous pensez que vos informations sont susceptibles d’être contenues dans les documents transmis à Jobexit.

1. Quelles informations recueillons-nous ? Comment les utilisons-nous et pourquoi ?

La fonctionnalité, Jobexit, permet à nos clients, en tant que responsables de traitement, de procéder à une simulation de rupture de contrat de travail en entrant des données initiales (“Simulation”) afin de procéder à une estimation des indemnités, des risques et des allocations liés à cette rupture.

Cette fonctionnalité nécessite la collecte de certaines informations vous concernant. Cette collecte peut être effectuée par le biais de deux moyens de collecte, au choix de l’utilisateur : soit, au moyen d’une collecte manuelle ; soit, au moyen d’une collecte automatisée par le biais d’une océrisation d’une ou plusieurs fiches de paie.

Parmi les données entrantes, figurent :

Certaines informations relatives à votre état-civil : votre date de naissance ;
Des informations relatives à votre statut de salarié :
- votre date d’embauche ;
- le nombre de congés payés que vous avez acquis ; vos réclamations éventuelles d’heures supplémentaires et de primes ; vos périodes d’absence et/ou de temps partiel ;
- le cas échéant, votre éligibilité à la retraite ; votre statut de mandataire social ; votre statut de travailleur handicapé ; votre exemption de la modulation de l’assurance-chômage.
- votre classification professionnelle (statut actuel et coefficient) et la convention collective applicable.
Des informations d’ordre économique et financier : votre salaire annuel brut et votre taux d’imposition.

La collecte et l'utilisation de ces informations ont pour fondement légal la nécessité de cette collecte et de cette utilisation pour exécuter nos CGV (doctrine.fr/cgv en cas d'abonnement ou doctrine.fr/cgv-jobexit en cas d'achat unitaire), comprenant le contrat de sous-traitance entre le client et Doctrine.

Ces informations sont conservées jusqu’à ce que l’utilisateur supprime la Simulation par le biais de la fonctionnalité dédiée ou jusqu’à ce qu’il supprime son Compte ou celui-ci soit automatiquement supprimé au bout d’un an d’inactivité (sans visite sur le Site ou sans clic sur l’un de nos emails).

Si l’utilisateur choisit de pré-remplir automatiquement la Simulation par la transmission d’une ou plusieurs de vos fiches de salaire, ces documents sont supprimés dès la fin de leur traitement et ne sont ainsi pas conservés au-delà de la durée strictement nécessaire à l’analyse. Certaines fiches de paie ayant été conservées avec le consentement de l’utilisateur font l’objet d’une réutilisation à des fins d’amélioration du modèle d'océrisation. Doctrine procède donc à un traitement ultérieur.

Ces informations ne sont accessibles en interne qu’à l’équipe dédiée à la fonctionnalité Jobexit et ne sont transférées qu’à nos prestataires qui sont nécessaires pour fournir le service, à savoir Mindee pour l’océrisation et AWS pour le traitement des données.

2. Partageons-nous des informations avec des tiers ou à l'étranger ?

Nous ne collectons et n'utilisons les données mentionnées à la première question que pour répondre au contrat de sous-traitance qui nous lie à nos clients et ne les revendons en aucun cas à des tiers. Elles ne sont transférées qu'aux prestataires listés ci-dessous, dont les services sont utilisés pour fournir les nôtres. Nous avons conclu des contrats de traitement de données personnelles avec chacun de ces prestataires. Certains d'entre eux sont situés hors de l'EEE, et nous nous sommes alors assurés qu'ils présentent des garanties suffisantes pour les transferts (notamment la signature des clauses contractuelles types de la Commission européenne). À la suite de l'invalidation du Privacy Shield par la décision n° C-311/18 du 16 juillet 2020 de la Cour de justice de l'Union européenne, la Commission européenne a adopté, le 10 juillet 2023, une nouvelle décision d'adéquation instaurant le cadre de protection des données UE–États-Unis (« EU-US Data Privacy Framework » ou « DPF »). Les transferts effectués vers nos prestataires établis aux États-Unis et certifiés au titre du DPF bénéficient ainsi d'un niveau de protection reconnu comme adéquat par la Commission. Pour les prestataires établis aux États-Unis qui ne sont pas certifiés au titre du DPF, les transferts reposent sur les clauses contractuelles types, assorties le cas échéant de mesures supplémentaires appréciées en fonction de la nature de chaque traitement. Lorsque les Clauses contractuelles types ont été signées, vous disposez du droit de nous en demander une copie. Vous trouverez ci-dessous la liste des prestataires de Doctrine, leur localisation, et les garanties appropriées adoptées, le cas échéant.

Hébergement

Google Firebase et Google Cloud : Hébergement du Simulateur Jobexit et de certaines données - Prestataire situé en Belgique
AWS Francfort : Hébergement de vos Documents - Prestataire situé en Allemagne

Utilité produit

Mindee : Modèle d'océrisation des fiches de paie (Jobexit) - Prestataire situé en France.

3. Quels sont vos droits sur vos informations ?

La réglementation sur les données personnelles vous confère les droits suivants :

3.a. Le droit d'accéder à vos données ;

3.b. Le droit à la portabilité de vos données ;

3.c. Le droit de rectifier d'éventuelles erreurs ;

3.d. Le droit à l'effacement, sous certaines conditions ;

3.e. Le droit de vous opposer au traitement, sous certaines conditions ;

3.f. Le droit à la limitation du traitement ;

3.g. Le droit de décider ce que nous ferons de vos données en cas de décès ;

3.h. Le droit au retrait du consentement ;

3.i. Le droit à un recours devant la CNIL ou en justice.

3.a. Droit d'accès (article 15 du RGPD)

Vous pouvez avoir accès à toutes les informations vous concernant que nous utilisons en nous adressant une demande, à laquelle nous répondrons en vous fournissant une copie de toutes vos données à caractère personnel ainsi que toutes les informations légalement requises, en ce compris :

Les types d'informations recueillies et utilisées ;
Les objectifs de cette utilisation ;
Les catégories des destinataires auxquels les informations vous concernant ont été communiquées ou sont susceptibles d'être communiquées ;
La durée de conservation des informations vous concernant ; et
Des informations concernant vos droits à l'égard de vos données à caractère personnel.

3.b. Droit à la portabilité (article 20 du RGPD)

Lorsque nous utilisons vos informations sur la base de votre consentement ou parce qu'elles sont nécessaires à l'exécution d'un contrat, vous disposez du droit à la portabilité de vos informations. Ce droit se distingue du droit d'accès aux informations dans la mesure où (i) il ne concerne que les données que vous nous avez fournies (à l'exclusion, notamment, des statistiques agrégées réalisées sur la base de ces données et des données que nous avons collectées par nous-mêmes) et (ii) il permet d'obtenir ces données dans un format structuré et lisible par machine.

Contrairement au droit d'accès, le droit à la portabilité des informations n'impose pas que le fichier transmis et contenant vos informations soit lisible par l'homme. Ce fichier ne contiendra stricto sensu que vos données à caractère personnel sans autre information quelle qu'elle soit.

Le droit à la portabilité de vos données à caractère personnel ouvre également la possibilité qu'elles soient transmises à un autre responsable de traitement, dans le respect de vos choix, sous réserve que cela soit techniquement possible.

3.c. Droit de rectification (article 16 du RGPD)

Vous pouvez demander à corriger, compléter ou actualiser les informations vous concernant si celles-ci se révèlent inexactes, incomplètes ou obsolètes. Cette demande devra être justifiée.

3.d. Droit à l'effacement (article 17 du RGPD)

Vous pouvez demander à ce que les informations vous concernant soient supprimées si l'un des cas suivants s'applique :

si vos informations personnelles ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou sont traitées ;
si vous avez retiré votre consentement à l'utilisation des informations vous concernant, sous réserve que le consentement préalable ait été la base légale de leur collecte et leur utilisation et qu'il n'existe pas d'autre base légale les justifiant ;
si vous vous êtes opposé à la collecte ou à l'utilisation des informations vous concernant et que nous n'avons pas fait échec à cette demande, comme précisé dans la rubrique « Droit d'opposition » ;
si l'utilisation des informations vous concernant est illégale,
si nous devons supprimer vos informations pour nous conformer à une obligation légale mise à notre charge ou
si vous étiez mineur au moment de la collecte de vos informations. Pour ce dernier cas de figure, et sous réserve que vous soyez mineur au moment de la demande, les titulaires de l'exercice de l'autorité parentale peuvent également formuler une demande de suppression de vos données à caractère personnel.

3.e. Droit d'opposition (article 21 du RGPD)

Vous pouvez vous opposer à l'utilisation de vos informations si les deux conditions suivantes sont réunies : (i) vous justifiez de raisons tenant à votre situation particulière et (ii) la base légale de notre utilisation est la poursuite d'un intérêt légitime.

Nous pouvons faire échec à votre opposition en démontrant qu'il existe des motifs légitimes et impérieux pour le traitement qui prévalent sur vos intérêts et droits et libertés, ou pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice.

Vous pouvez également toujours vous opposer, sans obligation de motif, à l'utilisation de vos informations personnelles à des fins de prospection envers vous.

3.f. Droit à la limitation du traitement (article 18 du RGPD)

Vous pouvez demander la limitation de l'utilisation des informations vous concernant :

dans l'hypothèse où vous contesteriez l'exactitude des informations vous concernant, et ce pour la durée nécessaire pour nous permettre de les vérifier,
si l'utilisation des informations vous concernant est illicite et que vous souhaitez la limiter plutôt que de demander la suppression de ces dernières,
si vous souhaitez que nous conservions vos informations lorsque celles-ci sont nécessaires à la constatation, l'exercice ou la défense de vos droits en justice,
si vous vous êtes opposé à l'utilisation des informations vous concernant, pendant la période au cours de laquelle nous vérifions si nous n'avons pas d'autres motifs légitimes prépondérants pour poursuivre leur utilisation.

3.g. Droit de définir des directives relatives au sort des données après votre mort (Article 85 de la loi informatique et libertés)

Vous pouvez nous indiquer des directives concernant les modalités de conservation, d'effacement et de communication des informations vous concernant à intervenir après votre décès.

3.h. Droit au retrait du consentement (article 7 du RGPD)

Pour toutes les utilisations, parmi celles précédentes, ayant pour fondement légal votre consentement, vous disposez du droit de retirer ce consentement à tout moment, sans avoir à vous en justifier auprès de nous.

3.i. Droit à un recours

En cas de besoin et si un éventuel litige n'aboutissait pas à une résolution amiable, vous disposez toujours de la faculté de vous rapprocher de l'autorité de protection des données à caractère personnel compétente pour introduire une réclamation (en France, la CNIL, dont le site internet est accessible en cliquant ici).

Vous pouvez également toujours, et ce sans préalablement saisir la CNIL, introduire une action devant le juge compétent.

4. Comment exercer vos droits sur vos informations ?

Dans l'hypothèse où vous auriez une quelconque question relative à la présente politique de données personnelles ou souhaiteriez exercer l'un quelconque des droits précités, vous êtes invité à envoyer un courrier électronique à l'adresse suivante : dpo@doctrine.fr.

Conformément à l'article 12 du RGPD, nous sommes susceptibles de vous demander des informations supplémentaires nécessaires pour confirmer votre identité en cas de doute sur celle-ci. Nous mettons en œuvre nos meilleurs efforts pour vous répondre le plus rapidement possible, et en tout état de cause, dans le respect du délai légal d'un mois.

5. Quand la politique de données personnelles est-elle entrée en vigueur ?

Cette version de la politique de données personnelles est entrée en vigueur le 25 mars 2025.